国际合作处受理全校在校学生因公出国审批手续。申报人需于行前2个月向国际合作处提交出访申报材料，去往美国等签证手续办理周期较长的国家需提前3个月，审批流程如下：

一、申报与审批

（一）准备出访任务材料

1. 邀请函、邀请函中文译文（如邀请函为外文）；

2. 日程安排；

3. 邀请单位情况简介（如参加国际会议，请提供会议简介）；

4. 合作研究计划（如任务为合作研究，需提供）；

5. 因公临时出国人员备案表；

6. 因公电子护照申请表；

7. 签证事项表；

8. 身份证原件、户口本本人页复印件（首次办理因公护照需提供）；

9. 电子照片原图（近6个月内拍摄，白底、免冠、不戴眼镜、露出耳朵眉毛、未裁剪处理）；

10. 出国人员家庭情况表；

11. 派遣函（韩国为中文）；

12．家长/辅导员/导师同意书

13. 其他办理签证所需材料（如机票订单、酒店订单、保险、派遣函、营业执照等）

相关材料模板，请到国际合作处网站下载。

（二）校内申报任务

1、登陆“燕山大学服务大厅”，进入学生因公出国（境）系统，进行信息填报，将上述材料上传至系统。

未经审批自行出访，一律不予补办申报手续。

2、涉密人员校内审批手续无需登录服务大厅，采用线下方式进行申报。相关审批材料请在国际合作处网站下载。

二、公示

公示期为五个工作日，公示无异议后方可进入下面的手续办理

三、任务批件及证照办理

学校审批程序完成后，国际合作处将上报河北省人民政府外事办公室申请任务批件。省外办审批通过后，国际合作处将通知出访人员按照相关规定流程办理护照、签证并取证。

提示1：首次办理因公护照的人员需持身份证原件到国际合作处进行指纹和签名采集

提示2：各国对于签证材料要求不同，请参考“常见国家签证材料”中的要求，如有疑问可向国际合作处咨询

四、行前培训

出国团组在出发前需到国际合作处参加行前培训，签署《燕山大学因公临时出国（境）行前告知书》，领取《燕山大学因公临时出国（境）行前教育手册》。

五、归还护照、提交总结、公示

出国团组应在回国后7天内将护照归还至国际合作处，并在15天内提交出访总结报告及回国公示。