燕山大学教职工因公学术出国（境）团组常见问题

2023年12月

一、关于出国（境）审批的问题

1.因公学术出国（境）是否需要提前申报计划？

需要。根据省外办和省台办的要求，一般在每年10-11月根据通知要求提前备案下一年度因公学术出国（境）计划。

2.哪些情况下学术出国（境）需要办理因公出国（境）审批手续？

根据相关规定，所有经费需经学校报销的团组，均需办理因公出国（境）审批手续。无论教职工使用的是横向或纵向科研项目经费还是学院的专项经费出国（境），只要需要通过学校报销的团组一律属于因公学术出国（境）。

3.是否允许事后补办申请？

不允许。未经批准擅自安排的出国（境），国际处/港澳台办均不受理事后补办申请，且学校不对相关费用进行报销。

4.因公学术出国（境）需提前多久申请？

应距离实际出国（境）日期至少提前2个月进行校内审批。

5.为什么需要这么长时间？

办理出国（境）申请手续需要先进行校内审批流程，且完成出国（境）前5个工作日的公示后，才可以向省外办或台办提交办理批件的申请，每个环节的流转都需要时间。另外，办理护照/通行证、准备签证/签注材料、送办签证/签注等都需要留足充分的时间。

6.申请出国（境）的流程？

7.校内审批的方式？

申请人登陆“燕山大学一网通办”，进入教职工因公出国（境）系统，进行信息填报和附件材料上传，然后进入校内审批流程。

涉密人员需进行线下审批，填写《燕山大学教职工因公临时出国（境）审批表》《燕山大学涉密人员因公临时出国（境）审批表》和《燕山大学涉密人员因公临时出国（境）保密承诺书》，所在单位及各行政部门签署意见后送至国际处/港澳台办。

8.外方邀请函的要求？

①请首先查询目的国驻华使馆对邀请函的要求。一般邀请函应发自拟出访国家本土，使用该国官方通用语言，内容应包括邀请到访的起止日期、停留天数，出访目的、任务及主要活动安排，到访人员的姓名、出生日期、工作单位、职务（对外身份 ），费用负担情况等，签署处应有邀请人的签名、邀请单位和邀请人职务，有公章的应加盖公章；邀请函应具有邀请单位名称、地址、联系电话、传真号码等,并使用邀请单位文头纸打印。不得提供已过期的邀请函。

②邀请函译文有固定格式，请参考国际处/港澳台办网站或校内审批系统内模板。

9.如何计算在外停留时间？

在外停留时间以出我国（境）时间和抵达我国（境）时间为准。例如：7月1日（北京时间）自首都国际机场飞往目的国（境），7月5日抵达首都国际机场，在外停留时间为5天。

10.出访费用预算一个项目经费余额不足，可以从多个项目经费支出吗？

可以，在校内审批的团组经费情况中列出所有预算列支的项目名称及经费号即可。

二、关于证照的问题

11.是否可持普通证照（因私护照/通行证）赴国（境）外开展学术交流合作？

可以。教学科研人员说明理由并按组织人事管理权限报组织人事部门审批后，可申请持普通证照（因私护照/通行证）赴国（境）外开展学术交流合作。

12.何时开始申请签证（签注）？

开始校内审批后，申请人可同时按规定申请持普通证照自行办理目的国（境）签证（签注）。

13.回国（境）后，我的证照能自己留存吗？

不能。回国（境）后5天内需将证照归还至借出部门。出访人员务必自行留存证照首页、签证（签注）页和出入境记录页复印件或扫描件，以便办理报销等手续时使用。

三、关于出访过程中遇到的问题

14.获批团组如何调整出国（境）事项？

出访团组获得任务批件后，原则上需按审批的计划执行任务。若由于客观原因需对计划进行调整或取消出访，需事前联系国际处/港澳台办说明情况并交送情况说明，国际处/港澳台办报省外办或台办核批。

①仅调整离境和入境城市或航线，不调整访问国家（地区）和天数等情况，申请人填写《关于申请变更XXXX率（随）团赴XXXX的情况说明》，与新的日程安排一并交送国际处/港澳台办，国际处/港澳台办报省外办或台办，省外办或台办视情况核批，无需重新出具任务批件。

②调整访问国家或天数的情况，申请人填写《关于申请变更XXXX率（随）团赴XXXX的情况说明》，与新的邀请函和日程安排一并交送国际处/港澳台办，国际处/港澳台办报省外办或台办，省外办或台办视情况核批，需重新出具任务批件。

③取消出访的情况，申请人填写《关于申请取消XXXX率（随）团赴XXXX的情况说明》交送国际处/港澳台办，国际处/港澳台办报省外办或台办核批。

15.出访团组因乘坐凌晨航班或时差，导致证照出入境记录与批准天数不相符怎么处理？

出访团组回国后填写《关于申请变更XXXX率（随）团赴XXXX的情况说明》，与机票订单和出入境记录一并交送国际处/港澳台办，国际处/港澳台办报省外办或台办核批。

四、关于回国（境）后遇到的问题

16.回国（境）后需要履行什么手续，交送哪些材料？

申请人应在回国（境）后5天内将证照归还至借出部门，15天内向国际处/港澳台办交送出访总结报告（赴交流照片）。5个工作日回国（境）公示无异议后，开始经费报销流程。

17.如何报销出国费用？

   申请人仔细阅读《河北省因公临时出国经费管理办法》（冀财外【2019】23号）文件(文件路径：首页-办事指南-政策法规-省级文件,链接：gjhzc.ysu.edu.cn/info/1056/3010.htm），参照可报销项目和标准，在回国（境）后1个月内，根据学校差旅报销流程自行办理经费报销。国际处/港澳台办负责对外币票据报销汇率转换表进行审核，并开具补助证明材料。