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通知公告
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关于规范燕山大学因公临时出国(境)申办流程的通知
2017-08-31 09:52  

校属各单位:

因公临时出国(境)是指受上级主管机关派遣或受国内外相关业务单位邀请,以执行公务为目的,出访时间、出访国家或地区、出访路线等均有严格规定的外事活动。为规范因公临时出国(境)办理程序,特将申办流程通知如下:

一、在外停留时间及护照类型

在外停留时间在90天以下(不含)的,需办理因公临时出国(境)审批手续,持公务普通护照办理签证;90天及以上的,需办理因公临时出国(境)审批手续,持普通护照办理签证。

注意:在外停留天数包括离、抵我国国境当日。行程安排第一天须是离开我国国境当日,而不是抵达境外当日;最后一天须是抵达我国国境当日,而不是离开往访国家或地区当日。行程安排要将国内外时差考虑在内。擅自延长在外停留时间,属违规违纪行为。

二、申办流程

根据上一年度申报的出国(境)计划,在出国(境)日期前两个半月向国际合作处递交出国(境)校内审批材料。未列入上一年度因公出国(境)计划或提前办理手续的时间不满两个半月的团组,国际合作处一般不予受理。出访美国的团组需要提前三个半月递交材料并提出申请。

1、校内审批(办理时间:1周,如遇校领导出差办理时间顺延)

递交材料:(1)《燕山大学处级干部/科级干部/教职工/学生因公出国(境)审批表》

(2)《燕山大学因公出国(境)任务审核表》

(3)《燕山大学因公出国(境)经费预算审核表》

(4)团组申请材料公示

注意:上述表格以团组为单位,每个团组递交一套表格。

2、校内行文(办理时间:1周,如遇校领导出差办理时间顺延)

完成校内审批程序,有关事项在国际合作处网站公示1周无异议后校内行文

递交材料:(1)XXX(团长姓名)团组请示件

(2)邀请函原件及邀请函译文

(3)日程安排

(4)费用证明

3、省外办申报及审批(办理时间:2周)

校内行文后,国际合作处将相应材料通过省外办外事系统上传,省外办对该团组进行审核无异议后出具《河北省人民政府出国、赴港澳任务批件》。因公赴台,按省台办有关规定办理。

4、护照办理(办理时间:1周)

递交材料:(1)《河北省人民政府出国、赴港澳任务批件》一份(由省外办提供,彩色打印)

(2)《因公电子护照申请表》一份(在相应的位置粘贴身份证正面复印件,并按要求签名)

(3)《因公临时出国人员备案表》一份

(4)《申请出国签证事项表》(正反打印,一式两份)

(5)身份证原件

(6)因公电子护照照片电子版(白底,不戴眼镜,露出耳朵、眉毛,非裁剪的原片)

注意:第一次办理因公护照的人员需持身份证原件到秦皇岛市外办进行指纹采集,护照在有效期内的人员无需办理。

5、签证办理(办理时间:5-6周)

递交材料:(1)《河北省人民政府出国、赴港澳任务批件》复印件一份;

(2)家庭情况登记表一份;

(3)《签证须知》对应的出访国家和地区办理签证所需材料,所有材料一式两份;

(4)签证费用(包含签证费、使馆费、保险费、河北省外事服务中心服务费等,所有费用都有发票,回国后可统一报销)。

6、行前培训

出国(境)团组在出发前需到国际合作处参加行前培训并签署《燕山大学因公临时出国(境)行前告知书》。

7、回国后事宜

出国(境)团组在回国后5个工作日内将护照归还至国际合作处,并在15个工作日内提交出访总结报告。出访总结报告在国际合作处网站公示结束后,出国(境)人员方可持相关票据办理经费核销手续。

注意:对于未按时归还护照并提交总结及公示的团组,学校将不再受理其任何成员下一次的因公出国(境)申请。

因凌晨航班需提前出关,护照出入境记录为前一天日期,此类情况不属于擅自延长在外停留时间,但团组回国上交护照时,要向国际合作处说明情况并提供机票和行程单。因飞机故障、航班取消或天气原因等不可抗力造成的出访超时,出访团组要及时通报国际合作处,回国后提供情况说明和有关证据。

8、材料下载

上述所有材料下载路径:燕山大学国际合作处网站--出国出境--相关表格下载

燕山大学国际合作处

2017年8月31日

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