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国际会议申报流程
2015-03-01 15:16  

主(承)办国际会议流程

2012-04-10

1. 拟申办国际会议的单位须向我处提交申请公函(由所在学院主管领导签字盖章)、请示报告(内容详见“对举办国际会议请示报告的具体要求”)和附件,附件包括会议背景材料、费用预算、参会人员名单和会议日程安排(如承办,须主办方出具授权书)。

2. 由我处对请示报告进行修改,上报学校行正式红头文件。

3. 递交正式请示文件和附件给省教育厅,由省教育厅报省外办批复,我处复印全套材料存档。

4. 待省外办批复后,给予允许申报此次国际会议的复函。

5. 我处收到复函后转交相关主办单位,并复印存档。

6. 待国际会议召开后,申办国际会议的单位须提交会议总结两份,一份由我处上报给省教育厅,一份存档。

注:若申报单位为会议协办方,除提交上述材料外,还须上交与其它协办方合作举办国际会议的协议。

燕山大学国际合作处


对举办国际会议请示报告的具体要求

申请举办国际会议请示报告应包括以下内容:

一、明确我校作为会议的主办者或承办者。如果我校作为承办者,说明主办单位名称,并提供授权书;如果我校作为协办方,须提供与其它协办方之间的协议。

二、所举办国际会议属于一般性国际会议还是自然科学技术领域的专业或学术性国际会议。

三、举办或承办国际会议的必要性,会议议题和主要内容;序列性国际会议说明会议起源、历史背景、上届会议举办情况以及下届会议拟举办地点、举办方。

四、本届会议举办时间、会期、地点(城市),与会人员、总数及外宾人数、与会外宾国别,对出席会议外国政府正部级以上以及前国家政要、有突出成就的著名学者、科学家进行简要说明。

五、是否拟邀请党和国家领导人以及外国政要或前政要出席会议(如邀请,需注明另行报批)。是否拟邀请校领导出席开幕式等活动,具体说明邀请参加的活动内容、时间、地点。

六、经费预算及经费来源,包括会务费收入、预计开支等各项内容。

七、相关涉台和其他敏感问题、保密问题及对策,有关国际组织情况、会议语言等,并附上有关背景材料。

燕山大学国际合作处

二零一二年四月十日

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