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燕山大学举办国际学术会议管理办法
2015-03-01 15:17  

随着学校的发展和国际化进程的不断深入,我校各院部及科研机构的对外教育合作与学术交流活动日渐频繁。为规范举办国际学术会议申报程序,提高会议的质量及效益,根据上级有关部门文件精神,特制定本办法。

一、会议申报

(一)国际合作处负责我校国际学术会议的申报及管理工作;

(二)学校鼓励有条件和能力的院(部)、科研机构举办国际学术会议,以提高我校科学研究水平,促进学科建设,扩大我校在国际上的影响;

(三)申办单位应填写《燕山大学举办国际学术会议申报表》,经院(部)、直属科研机构负责人签字盖章后连同境外与会人员名单报国际处,由国际处负责行文报学校或上级主管部门审批。

(四)举办国际学术会议,一般不邀请非建交国家的代表参加;如果有代表主动要求参加,应予以婉拒。如确有与会的必要,申办单位应及时将该与会代表的简历等背景材料报学校国际处,并按规定逐级向上申报。

(五)对涉及重大敏感问题的国际学术会议及拟邀请非建交国家人士,国际知名人士,有特殊背景的人员等代表参加的国际会议,主办单位要从政治上权衡利弊,并严格按报批程序申报。

(六)未经批准,任何部门和单位都不得擅自筹备或对外承诺举办国际学术会议,不得向与会代表发出邀请。对外方提议协办或联合主办的国际学术会议,如背景可疑,并带有对我不利的政治意图的,应予以拒绝。

二、会议筹备

(一)主办单位收到会议批复后,由会议秘书处负责向出席会议的境外代表发正式邀请函。需河北省人民政府邀请函申请签证者,由国际处负责办理相关手续。

(二)主办单位应及早召集会议筹备人员,认真、仔细地做好会前各项准备工作,确保达到预期效果。

(三)主办单位负责落实会场及会议所需设施。

(四)主办单位负责落实经费来源、会场及会议所需设施等,确保会议顺利召开。

三、会务及注意事项

(一)主办单位要组织力量对与会代表送交的论文进行认真审查,对有政治性错误内容的论文,应及时要求改正或取消论文在会议上发表。

(二)主办单位应遵守外事纪律,坚持内外有别原则,严格遵守保密制度。凡涉及敏感及不明事宜应及时与学校国际处联络,不得随意对外表态。

(三)若会议级别较高,拟邀请国内、外重要人士参会,主办单位应提前三个月将人员名单及背景材料报学校国际处,由国际处协调安排接待及校领导会见等事宜。

(四)若请学校领导参加开幕式并讲话,主办单位应于会议召开前两周将会议详细日程及讲话稿报国际处,由国际处负责统一安排。

(五)主办单位应对与会代表的接送、食宿、交通等会务工作做出周密安排,确保与会代表安全。

(六)主办单位应注意收集、保存与会议有关的文字材料、重要照片、录音录像、论文集等,会议结束后连同会议总结报学校国际处汇总后,由档案馆存档。

(七)举办国际会议应厉行节约,严格按照有关规定,限定经费开支范围和开支标准,不得以盈利为目的。

(八)凡由我校举办的国际学术会议都应以“燕山大学”冠名。

四、附则

1.本办法同样适用于双边及两岸的学术会议。

2.本办法自公布之日起执行,由学校国际交流合作处负责解释

附件:1.燕山大学举办国际学术会议流程

2.燕山大学举办国际学术会议申报表

                                                                                                              燕山大学国际合作处

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