燕山大学教职工因公学术出国（境）手续办理流程及说明

2024年11月

一、燕山大学教职工因公学术出国（境）手续办理流程

二、燕山大学教职工因公学术出国（境）手续办理流程说明

1.准备邀请函和日程安排：申请人自行联系邀请单位获得邀请函和日程安排。

2.校内审批：距离实际出国（境）日期至少提前2个月开始校内审批。申请人登陆“燕山大学一网通办”，进入教职工因公出国（境）系统，进行信息填报和附件材料上传，然后进入校内审批流程。涉密人员需进行线下审批，填写《燕山大学处级及以下人员因公临时出国（境）审批表》《燕山大学涉密人员因公临时出国（境）审批表》和《燕山大学涉密人员因公临时出国（境）保密承诺书》，学院及各行政部门签署意见后送至国际处/港澳台办。未经审批自行出访，一律不予补办审批手续。国际处/港澳台办在3个工作日内开始审核申请材料。自合格的书面材料被受理之日起，一般需经10个工作日完成审批流程。

3.出国（境）前公示：公示期为5个工作日，公示无异议后方可进入后续手续办理流程。

4.申请出国（境）任务批件：国际处/港澳台办受理人员填报河北省外事办公室“河北省因公出国（境）网上申报查询系统”，申请任务批件。

5.持普通证照申请签证/签注：自合格的书面材料被受理之日起，同时，申请人可按规定申请持普通证照（因私护照/通行证）自行办理目的国（境）签证/签注。

6.行前培训：申请人在出发前需到国际处/港澳台办进行行前培训，签署《燕山大学因公临时出国（境）行前告知书》，领取《燕山大学因公临时出国（境）行前教育手册》。

7.赴国（境）外开展学术交流：申请人需严格按照审批结果执行出访任务，严禁随意更改行程和访问内容。

8.交还证照：申请人应在回国（境）后5天内将证照归还至借出部门。

9.回国（境）公示：申请人应在回国（境）15天内向国际处/港澳台办交送出访总结报告及回国（境）公示，公示期为5个工作日，公示无异议后方可进入经费报销流程。

10.经费报销：申请人仔细阅读《燕山大学因公临时出国（境）经费管理办法》文件(文件路径：首页-办事指南-政策法规-省级文件,链接：https://gjhzc.ysu.edu.cn/info/1057/3111.htm），参照可报销项目和标准，在回国（境）后1个月内，根据学校差旅报销流程自行办理经费报销。国际处/港澳台办负责对外币票据报销汇率转换表进行审核，并开具补助证明材料。