因公临时出国（境）办理全流程整体分为六大阶段，按时间顺序：（1）材料筹备（2）校内审批（3）证照办理（4）行前准备（5）境外出访（6）返校手续。大致流程如下图：

一、材料筹备

1.因公临时出国（境）是否需要提前申报计划？

需要。根据河北省人民政府外事办公室（以下简称河北省外办）要求，一般在每年10-11月根据通知要求提前备案下一年度因公临时出国（境）计划。如果上一年度没有申报计划，申请人自行在所在单位内部调剂名额，并撰写调剂说明：注明出访任务、预算、使用被调剂人的哪次计划，申请人和被申请人共同签字后交国际合作处/港澳台事务办公室（以下简称国际处/港澳台办）。

2.提交校内审批前应准备哪些材料？

自组团组需要中外文邀请函、日程安排（确定往返日期及航班信息）。

双跨团组需要中外文邀请函、日程安排（确定往返日期及航班信息）、组团单位出具的任务批件、任务通知书、征求意见函、费用预算。

如赴国（境）外日期前2个月没有收到邀请函，也可凭论文录用通知、参加培训通知等文件进行校内审批，待收到正式邀请函后交国际处/港澳台办用于向河北省外办报批。

3.外方邀请函的要求？

①首先请查询目的国驻华使馆对邀请函的要求。一般邀请函应发自拟出访国家本土，使用该国官方通用语言，内容应包括邀请到访的起止日期、停留天数，出访目的、任务及主要活动安排，到访人员的姓名、出生日期、工作单位、职务（对外身份），费用负担情况等，签署处应有邀请人的签名、邀请单位和邀请人职务，有公章的应加盖公章；邀请函应具有邀请单位名称、地址、联系电话、传真号码等,并使用邀请单位文头纸打印。不得提供已过期的邀请函。

②邀请函译文有固定格式，请参考国际处/港澳台办网站或校内审批系统内模板4-邀请函译文（模板）-燕山大学国际合作处 (ysu.edu.cn) 。

二、校内审批

4.哪些情况下出国（境）需要办理因公临时出国（境）审批手续？

凡是以燕山大学教职工身份出国（境），无论使用学校经费还是非学校经费（包括接受境外资助、邀请方或第三方资助、自费等），均须通过因公临时出国（境）审批渠道办理手续，包括但不限于教育教学活动、交流访问、科学研究、学术访问、调研、培训、出席国际会议及国际学术组织履职等。

5.因公临时出国（境）需提前多久申请？

应距离实际出国（境）日期前至少2个月进行校内审批(建议美国等国家需至少提前4个月），不足2个月提交校内审批的申请人须撰写不满2个月提交申请承诺书（5-承诺书（不满两月提交）-燕山大学国际合作处 (ysu.edu.cn) ），申请人及其所在单位领导签字，并加盖所在单位公章，国际处/港澳台办根据河北省外事系统的受理时限情况决定是否受理；少于1个月提交校内审批的不予受理。

6.为什么需要这么长时间？

河北省外事系统根据出访国别有不同受理时限要求，超期团组无法提交申请。

7.如何提交校内审批？

非涉密人员登录“燕山大学一网通办”，进入教职工因公出国（境）系统，进行信息填报和附件材料上传，然后进入校内审批流程。

涉密人员需进行线下审批，填写《燕山大学教职工因公临时出国（境）审批表》《燕山大学涉密人员因公临时出国（境）审批表》和《燕山大学涉密人员因公临时出国（境）保密承诺书》，所在单位及各行政部门签署意见后送至国际处/港澳台办。

8.如何计算出访时间？

出访时间需按离、抵我国国境之日计算（以中国海关的出入境章记录为准）。特殊情况如：批件上出发时间为1月5日，所订机票起飞时间为1月5日00:05，海关出境章时间为1月4日，该情况不算超期违规。

9.出访费用预算一个项目经费余额不足，可以从多个项目经费支出吗？

可以，在校内审批的团组经费情况中列出所有预算列支的项目名称及经费号即可。

10.哪些属于自组团？

出访人员均隶属于燕山大学的团组属于自组团。

11.哪些属于双跨团？

参加中央部委、中央企业、其他省、自治区、直辖市等具有外事审批权单位的团组属于参加双跨团。（如：非燕山大学组团，由其他有独立外事审批权的单位组织出国团组，我校仅派员参团）。

12.是否允许事后补办申请？

不允许。未经批准擅自安排的出国（境），国际处/港澳台办均不受理事后补办申请，且学校不对相关费用进行报销。

三、证照办理

13.是否可持普通证照（因私护照/通行证）赴国（境）外开展学术交流合作？

可以。教学科研人员说明理由并按组织人事管理权限报组织人事部门审批后，可申请持普通证照（因私护照/通行证）赴国（境）外开展学术交流合作。

14.何时开始申请签证（签注）？

开始校内审批后，申请人可同时按规定申请持普通证照自行办理目的国（境）签证（签注）。

四、行前准备

15.何时参加行前培训？

出访前一周前往东区世纪楼1304室参加行前培训。

16.是否需要购买国（境）外保险？

必须购买境外保险，即各保险公司推出的、在境外可使用的、包含意外和医疗两个险种的保险，且时间至少覆盖出访时间。

五、境外出访

17.拿到任务批件后，能不能提前出行或推迟回国（境）？

不允许。请严格按照任务批件批准的时间出访。

违规若干条，“超期”第一条。行前不注意，归来悔莫及。

未经批准超期滞留或故意绕行者，一经发现严肃查处，出访发生费用一律不予报销，并停止受理当事人两年因公出访申请。党员和党员领导干部按照《中国共产党纪律处分条例》进行处理。

18.国外执行出访任务时，可以提前回国（境）吗？

原则上应按照批件上的时间、任务、路线来执行任务，如果确实因紧急特殊情况不得不提前回国，需提前向国际处/港澳台办申请。

19.获批团组如何调整出国（境）事项？

出访团组获得任务批件后，原则上需按审批的计划执行任务。若由于客观原因需对计划进行调整或取消出访，需至少在出访前5个工作日联系国际处/港澳台办，说明情况并交送燕山大学教职工因公临时出国（境）事项变更申请表8-燕山大学教职工因公临时出国（境）事项变更申请表-燕山大学国际合作处 (ysu.edu.cn)，国际处/港澳台办报省外办审批。

20.到国外做访问学者（留学）一年，在外期间还要去另外一个国家参加学术会议，还需要办理什么手续吗？怎么办？

需要。在外访学期间去另外一个国家参加学术会议须再次请向国际处/港澳台办履行因公临时出国（境）审批，河北省外办审批通过后会另行出具关于此次学术会议的任务批件。按照国家规定访问学者需持普通护照出国，故在外期间参加学术会议的任务可继续使用普通护照办理签证。

六、返校手续

21.回国（入境）后，我的证照能自己留存吗？

不能。回国（境）后5天内需将证照归还至借出部门。建议出访人员务必自行留存证照首页、签证（签注）页和出入境记录页复印件和扫描件，以便办理报销和后续再次出国查询记录等情况使用。

22.回国（境）后需要履行什么手续，交送哪些材料？

申请人应在回国（境）后5天内将证照归还至借出部门，15天内向国际处/港澳台办交送出访回国公示、总结报告（附交流照片）、任务成果登记表、出访行程日志、执行八项规定表、因公出访团组经费使用情况、因公出国团组回国登记表，材料模板分别对应材料清单-燕山大学国际合作处 (ysu.edu.cn) 的9-15项。5个工作日回国（境）公示无异议后，开始经费报销流程。

23.哪些出国费用可以报销？

一般情况下，国际旅费、住宿费、会议注册费、城市间交通费、境外机场到驻地往返的交通费用、签证费、办理签证要求的保险费等实报实销，出国期间的伙食费和公杂费包干使用。以上费用外方资助部分不重复报销。

24.如何报销出国（境）费用？

申请人仔细阅读燕山大学因公临时出国（境）经费管理办法9-燕山大学因公临时出国（境）经费管理办法-燕山大学国际合作处 (ysu.edu.cn)，参照可报销项目和标准，在回国（境）后1个月内，根据学校差旅报销流程自行办理经费报销。国际处/港澳台办负责对外币票据报销汇率转换表16-外币票据报销汇率转换表-燕山大学国际合作处 (ysu.edu.cn)进行审核，并协助办理补助证明材料17-补助证明模板-燕山大学国际合作处 (ysu.edu.cn) 。

①办理因公临时出国(境）补助所需材料

《河北省人民政府出国、赴港澳任务批件》复印件、护照首页及海关出入境盖章页复印件、邀请函复印件、回国公示截图。

② 外币住宿费及机票等提供原始票据，原始票据上用中文注明品名、单位、数量、币种和金额，以上标注的信息应由经办人签字，项目负责人审核签字，国际处/港澳台办负责审定。

③如能提供银行承兑证明文件的，按实际发生额换汇；如无法提供相关证明文件的，以开票当日的中国银行折算价中国银行外汇牌价 (bankofchina.com) 为准。

2026年6月